1. Inledning
Systembolagets uppdrag är att med ensamrätt och med ansvar och god service, sälja alkoholdrycker samt att informera om alkoholens skadeverkningar. Vi finns till för alla i Sverige och vårt syfte är att begränsa alkoholens skador i samhället.
Systembolaget har identifierat ”Kraften i 5000 tillsammans med varandra och andra” som utgörande grunden i det som gör bolaget framgångsrikt under strategiperioden 2020–2023. Systembolaget ska också, som bolag med statligt ägande, agera föredömligt inom området hållbart företagande vilket inkluderar ett strategiskt och transparent arbete med samarbete i fokus.
Systembolaget har behov av goda relationer med externa intressenter och att samverka med dessa proaktivt, systematiskt och resultatorienterat.
Kommunikationspolicyn ska utgöra vägledning för kommunikation mellan Systembolaget och externa och interna intressenter.
2. Övergripande målsättning
En övergripande målsättning är att Systembolaget visar stor öppenhet om sin verksamhet och alltid försöker möta intressenters behov av information med tillgänglighet, snabbhet och saklighet. Så länge detta inte har negativ inverkan på vårt uppdrag och verksamhet.
Vi välkomnar en dialog som utvecklar vår roll att med ansvar och bästa service sälja alkoholdrycker och ge kunskap om alkohol och hälsa till alla i Sverige.
Systembolaget uppfattas i samhället som ett gott exempel på lyhördhet och transparens.
3. Ansvar
Systembolagets Kommunikationspolicy beslutas av Systembolagets styrelse. För löpande arbete och översyn av Kommunikationspolicyn ansvarar avdelningen Kommunikation. Alla medarbetare ska agera enligt principerna i denna policy.
4. Det betyder att
Systembolagets relation med media, kunder och andra externa intressenter, samt interna målgrupper ska präglas av:
- Öppenhet
- Sanning
- Tillgänglighet och snabbhet
- Ömsesidig respekt
- Inkludering
Företräda Systembolaget i media
Enheten Press företräder generellt, bygger relationer med och samordnar Systembolagets kontakter med media. Frågor från media om Systembolaget och Systembolagets verksamhet besvaras, där så är lämpligt, av ansvarig för den del av verksamheten som berörs. I butiken är det i första hand butikschefen som uttalar sig. Svar på frågor och intervjuer, oavsett form, ska besvaras utifrån Systembolags ståndpunkter och budskap. Samråd ska alltid ske med Enheten Press.
Alla medarbetare har en lagstadgad rätt att uttala sin personliga åsikt till medier, men ska då klargöra att det är en personlig uppfattning och inte Systembolagets ståndpunkt som framförs.
Integritet – ibland lämnar vi inte ut uppgifter
Vi lämnar som huvudregel inte ut information om personer, varken kunder eller medarbetare. Vi säkerställer också att vi efterlever dataskyddslagstiftningen i all kommunikation. Av säkerhetsskäl lämnar vi inte ut försäljningssiffror för enskild butik. Vi är märkesneutrala och framhåller därför aldrig någon enskild vara, producent eller leverantör. Försäljningen av enskilda märken på butiksnivå lämnas inte ut. Vi lämnar inte ut innehåll i avtal och överenskommelser med enskilda eller andra företag, om vi inte är överens om detta med vår avtalspart.
Varudefekter
Vi informerar om varudefekter. Kundens säkerhet är i dessa fall överordnad märkesneutraliteten.
Sociala medier
Principerna om öppenhet och integritet i denna policy gäller även hur vi beter oss i sociala medier.
Informationssäkerhet
Vi måste tänka på vår integritet när vi samtalar med varandra eller i telefon där obehöriga kan höra. Vi behöver också tänka på integriteten när vi använder företagets information i till exempel dator eller andra digitala verktyg på platser utanför vårt eget nätverk där obehöriga kan ta del av sådan information. I övrigt följer vi vår policy för IT-/informationssäkerhet och dataskydd
5. Årlig omprövning
Samtliga policyer omprövas årligen av styrelsen.
6. Policyer och interna regler som är kopplade till denna policy:
- Policy för IT-/informationssäkerhet och dataskydd
- Intern regel för utlämning av uppgifter vid extern förfrågan
samt offentliggörande av försäljningsstatistik - Intern regel för beteende i sociala medier