Vad är en visselblåsarkanal?
Visselblåsarkanalen är ett komplement till Systembolagets vanliga interna rapporteringskanaler och är en viktig del i att vara ett transparent företag där affärsetik värderas högt.
I visselblåsarkanalen möjliggörs för medarbetare, leverantörer och andra att i ett arbetsrelaterat sammanhang rapportera misstankar om lagöverträdelser, oegentligheter eller händelser av allmänt intresse utan risk för repressalier.
Den kan användas i de fall där det inte hjälper att rapportera internt eller om informationen som rapporteras inte är lämplig att rapportera om i vanliga interna rapporteringskanaler.
Vad är en ”visselblåsare”?
En visselblåsare, är någon som rapporterar/slår larm om oegentligheter och missförhållanden, ofta på den egna arbetsplatsen. Det kan till exempel vara att mutor tagits emot eller att lagöverträdelser begås. En visselblåsare kan även kallas Rapportör eller den rapporterande personen.
Vad är ett visselblåsarärende?
Ett visselblåsarärende är när en person rapporterar om ett allvarligt missförhållande i form av lagöverträdelse, oegentligheter eller händelser av allmänt intresse. Det kan vara frågan om ett handlande eller underlåtenhet att handla som medför en överträdelse av lagstiftning eller föreskrift som följer av lagstiftning.
Det ska handla om information om missförhållanden som den rapporterande personen fått eller inhämtat i ett arbetsrelaterat sammanhang och som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram.
Med allmänintresse menas att det angår allmänheten och att det finns ett legitimt intresse av att missförhållandena rapporteras i syfte att verksamhetsutövaren kan vidta åtgärder för att komma till rätta med missförhållandena. Det är normalt sett inte något som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden. Allmän nyfikenhet är inte ett allmänintresse.
Vilka har skydd mot repressalier?
En repressalie är en direkt eller indirekt åtgärd som vidtas på grund av att en person rapporterat om missförhållanden och som skadar eller kan skada personen i fråga.
En person som rapporterar om missförhållande har ett skydd mot repressalier enligt visselblåsarlagen. Det gäller för personer som är
- Arbetstagare (enligt arbetsrättslig praxis),
- arbetssökande,
- Volontärer eller praktikanter (både avlönad och oavlönad)
- Personer som utför arbete under verksamhetsutövarens kontroll och ledning (t ex inhyrd personal)
- Egenföretagare som söker eller utför uppdrag
- Personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan (styrelse inkl. icke-verkställande styrelseledamöter, vd)
- Aktieägare som är verksamma i bolaget, eller
- Personer som har tillhört någon av personkategorierna ovan och som har inhämtat informationen under tiden i verksamheten.
Skyddet gäller även personer som bistår eller som har viss koppling till den rapporterande personen, t ex förtroendevalda, skyddsombud, anhöriga eller kollegor.
När har man skydd mot repressalier?
Skyddet mot repressalier gäller vid rapportering av missförhållanden
- i den verksamhet som den rapporterande personen är, har varit eller kan komma att bli verksam i, eller
- i en annan verksamhet som den rapporterande personen är eller har varit i kontakt med genom sitt arbete, t ex om man är leverantör till Systembolaget.
Den som rapporterar ska också vid tidpunkten för rapporteringen ha en skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann. Rapportering ska alltid ske i god tro (utan illvillighet, falska anklagelser eller för egen vinning) och innehålla konkreta misstankar. Personen får inte ha begått något brott genom rapporteringen eller vid inhämtande av informationen.
Kan man vara anonym när man rapporterar till Systembolaget?
Du kan vara anonym. Väljer du att vara anonym kan Systembolaget inte ta reda på vem du är. I vissa fall kan det vara svårt att utreda och verifiera uppgifter som lämnas anonymt. Du ska alltid känna dig trygg med att informationen om dig som rapporterar i vår visselblåsarkanal skyddas om du väljer att uppge din identitet.
Mottagarna av rapporter i visselblåsarkanalen har tystnadsplikt om din identitet. Om det är nödvändigt att delge din identitet för utredningen och fortsatt handläggning kommer du att informeras om det innan uppgifterna lämnas vidare.
Vad händer med mitt ärende när jag har rapporterat?
Ditt ärende tas emot av utsedda behöriga mottagare som har till uppgift att självständigt och oberoende ta hand om ditt ärende. Mottagarna på Systembolaget har ett självständigt mandat att besluta om att inleda eller avsluta en utredning av ett inkommet ärende och rapporterar till styrelsens Etik- och hållbarhetsutskott.
Mottagarna av rapporter i visselblåsarkanalen har tystnadsplikt om din identitet. Om det är nödvändigt att delge din identitet för utredningen och fortsatt handläggning kommer du att informeras om det innan uppgifterna lämnas vidare.
Hur lång tid tar er utredning?
Vi bekräftar mottagandet av en rapport inom 7 dagar. Om vi behöver mer information för att bedöma om vi ska inleda en utredning eller ej återkommer vi med följdfrågor eller begäran om komplettering av information. Om vi inleder en utredning ska vi återkoppla till rapportören inom 3 månader från att rapporten lämnades. I vissa fall då utredningen är omfattande eller komplicerad kan utredningstiden förlängas.
Kan man rapportera till en myndighet istället?
Ja, det finns möjlighet att i vissa fall rapportera externt till vissa utsedda tillsynsmyndigheter. Det ska då handla om frågor som faller inom den behöriga myndighetens område och vara kopplat till särskilt angiven EU-lagstiftning. Information om vilka ärenden som kan rapporteras till olika myndigheter tillsammans med kontaktuppgifter till dem finns på Arbetsmiljöverkets webbplats.
Extern rapportering kan till exempel användas om den rapporterande personen inte tror att intern rapportering skulle innebära en objektiv och saklig hantering.
Får ni behandla personuppgifter i visselblåsarkanalen?
Systembolaget är enligt visselblåsarlagen skyldig att inrätta interna rapporteringskanaler i form av en visselblåsarkanal. Personuppgifter behandlas endast om det är nödvändigt för ett uppföljningsärende, d v s om ett meddelande leder till uppföljning/utredning. Vår lagliga grund för personuppgiftsbehandlingen i uppföljningsärenden är rättslig förpliktelse.
Det är bara behöriga personer (Mottagarna eller personer som deltar i utredningsarbetet, t ex Juridik, Säkerhet, HR) som får ha tillgång till personuppgifter i ett uppföljningsärende. Tillgången till personuppgifter begränsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Om externa utredningsresurser används är de personuppgiftsbiträden till Systembolaget.
Hur behandlar ni mina personuppgifter om jag rapporterar ett ärende?
Personuppgifter om dig som rapporterar behandlas endast om det är nödvändigt för ett uppföljningsärende, d v s om en utredning inleds med anledning av din rapportering. Bara de uppgifter som behövs för utredningen behandlas. Det kan t ex handla om ditt namn, anställningsförhållande, relation till den ärendet handlar om eller liknande. Uppgifterna behandlas då av de interna och/eller externa utredningsresurser som utsetts att genomföra utredningen.
Personuppgifterna kan komma att lämnas vidare till annan (t ex Juridik, HR, polis) om det
- Är nödvändigt för att åtgärder ska kunna vidtas med anledning av det som har framkommit i ett ärende, t ex åtgärder som behöver vidtas av HR, Juridik eller Säkerhet.
- Är nödvändigt för att rapporter ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden, t ex vid tvister, arbetsrättsliga tvister och brottmålsförfaranden.
- Sker i överensstämmelse med lag eller förordning.
Personuppgifterna lagras i max två år efter att det ärendet avslutades.
Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta ska inte samlas in. Om de samlas in av misstag ska de raderas så snart som möjligt.
Hur behandlar ni personuppgifter om den som utpekas i ett meddelande?
Personuppgifter om den som ett meddelande/ärende handlar om behandlas när det är nödvändigt för uppföljning/utredning. Bara de uppgifter som behövs för utredningen behandlas. Uppgifterna behandlas då av de interna och/eller externa utredningsresurser som utsetts att genomföra utredningen.
Personuppgifterna kan komma att lämnas vidare till annan (t ex Juridik, HR, polis) om det
- är nödvändigt för att kunna vidta de åtgärder som krävs med anledning av det som framkommit i ett ärende, t ex åtgärder som behöver vidtas av HR, Juridik eller Säkerhet.
- är nödvändigt för att rapporter ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden, t ex vid tvister, arbetsrättsliga tvister och brottmålsförfaranden, eller
- sker i överensstämmelse med lag eller förordning.
- Personuppgifterna lagras i max två år efter att det ärendet avslutades.
- Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta ska inte samlas in. Om de samlas in av misstag ska de raderas så snart som möjligt.
En person som pekas ut i ett visselblåsarärende ska informeras så snart som möjligt och senast i samband med att uppgifterna används för att vidta åtgärder som rör denne. Detta under förutsättning att det inte hindrar för kommande utredning eller finns risk för förstörelse av bevismaterial.
Personuppgifterna lagras i max två år efter att det ärendet avslutades.
Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta ska inte samlas in. Om de samlas in av misstag ska de raderas så snart som möjligt.
Kan jag begära att få ut information om mig som finns i visselblåsarkanalen?
Ja, enligt artikel 15 i GDPR har man rätt att begära att få reda på om det finns personuppgifter registrerade om denne i visselblåsarkanalen och i så fall vilka uppgifter. Om uppgifterna är felaktiga, ofullständiga eller föråldrade kan man begära att de ändras eller raderas. Information enligt rätten till tillgång ska lämnas inom en månad från att begäran framställdes. Informationen får inte innehålla uppgift om vem eller vilka som har lämnat informationen.
Systembolaget får vägra att lämna ut begärda uppgifter till den registrerade i motsvarande fall som avses i offentlighets- och sekretesslagen.