Systembolagets inköpsprocess
Vårt sortiment täcker in allt från vin producerat på små familjeägda vingårdar och öl från hantverksbryggerier till sprit från världsledande varumärken. Kundernas efterfrågan, liksom säsong, högtider och internationella trender lägger grunden för vilka drycker som tas in i sortimentet och kommer våra kunder till del.
Våra inköpare provar varje år flera tusen produkter från hela världen. I Systembolagets kvalitetssäkrade fasta sortiment finns cirka 2 800 drycker. Dessutom har vi tillfälliga sortiment som varierar under året. Utöver det finns cirka 14 000 produkter tillgängliga hos våra leverantörer för beställning genom oss.
Inköpsprocessen för vårt ordinarie sortiment
Vi analyserar trender och tar in insikter från omvärlden när vi bygger vårt sortiment. Sortimentet ska vara unikt i bredd och djup och anpassat efter kundernas efterfrågan. Det är också viktigt för oss att driva trender som möjliggör för våra kunder att göra mer medvetna val. För oss innebär det att vi erbjuder produkter med lägre alkoholhalt och i mindre förpackningar och produkter som tar hänsyn till miljö och goda arbetsvillkor.
Varje år utformar vi en sortimentsstrategi som är grunden för systembolagets lanseringsplan. Lanseringsplanen styr vilken typ av drycker vi kommer att efterfråga. För varje lansering gör vi en offertförfrågan till dryckesleverantörer där vi specificerar vilken typ av dryck vi söker.
Utifrån offerterna tar vi in varuprover som blindprovas (utan information om märke, leverantör eller producent) av våra offertprovare som kvalitetsbedömer drycken. Ibland provas mer än hundra drycker, och den eller de som motsvarar efterfrågad stil och håller högst kvalité köps in till lanseringen. Inför lanseringen i butik beskriver en provningspanel varorna med fakta, doft- och smakbeskrivning samt smakklockor i en så kallad karaktäristiskprovning. Före lansering görs även en omfattande kvalitetskontroll, där vi doftar, smakar och gör kemiska analyser av dryckerna i vårt eget laboratorium. Detta för att säkerställa att den produkt som hamnar på butikshyllan är samma produkt som provades i den första blindprovningen.
Offertprovare på Systembolaget
För att vara offertprovare hos oss måste du klara ett tvådagarstest. Testet upprepas årligen.
Under testet ska offertprovaren vara konsekvent, alltså ge samma omdöme till samma dryck vid upprepade provningar. De ska också kunna skilja på kvalitet, ursprung och druvor vid vinprovning.
Varje testperiod innehåller tio olika sensoriska övningar som exempelvis preparerat vatten med olika sötmainslag som objektivt kan mätas. Klarar man inte provet får man möjlighet att göra om det senare. Utan att vara godkänd kan man inte delta i den sensoriska delen av offerturvalet. Vi har i dagsläget ett tjugotal godkända offertprovare, varav elva också är inköpare.
Inköp av våra tillfälliga sortiment
Som komplement till det fasta sortimentet har vi en rad tillfälliga sortiment som erbjuder produkter som inte produceras i så stor omfattning att de klarar av att finnas i vårt fasta sortiment. Här hittar du till exempel lokala och småskaligt producerade drycker, säsongsprodukter eller exklusiva drycker.
Inköp till vårt exklusiva sortiment
För att du som kund ska ha tillgång till ett mer exklusivt sortiment är Systembolagets inköpsprocess för fast sortiment inte användbar, då ytterst få produkter finns på den globala marknaden.
För att en dryck ska finnas i vårt exklusiva sortimentet ska drycken vara i en högre prisklass, finnas i begränsad mängd och producenten ska ha högt anseende. Sortimentet är till för att våra kunder ska hitta det de efterfrågar. Därför ingår allt från nya och trendiga drycker till gamla ansedda vinhus i vårt exklusiva sortiment. Eftersom dryckerna finns i mindre mängd hamnar de oftast på hyllan i ett mindre antal utvalda butiker. De finns alltid tillgängliga för beställning på webben. Produkter med extra stor efterfrågan jämfört med tillgång lanseras enbart på webben för att möjliggöra tillgång i hela landet.
Våra inköpare
Systembolaget har elva inköpare för alla drycker. Alla inköpare är också offertprovare. Varje inköpare har ansvar för en eller ett par delar av vårt sortiment. Till exempel kan en inköpare var ansvarig för inköp av en kategori som öl eller sprit. Inköpare kan också vara ansvarig för vin från ett eller flera länder eller områden. Inköparna köper in allt som finns hos oss för deras kategori eller område, inklusive exklusiva produkter.
För att hitta exklusiva varor behöver inköpare ha god kunskap om producenters rykte, kundernas efterfrågan och var de bästa produkterna finns.
Kunskap hämtas in i dialog med leverantörer och producenter men också genom att – under normala omständigheter - delta på vinmässor, studieresor och omvärldsbevakning om trender och nyheter.
Exklusiva produkter köps in efter förslag/erbjudanden från leverantörer till inköpare. Ibland kan vi själva efterfråga speciella produkter. Hur många produkter varje inköpare får köpa in bestäms av en kategorichef och efter att en inköpare har rekommenderat en produkt fattas det slutgiltiga beslutet av biträdande kategorichef. Det är alltså aldrig enbart en inköpare som bestämmer vilka varor som hamnar i det exklusiva sortimentet.
Inköp till vårt lokala och småskaliga sortiment
Vårt sortiment Lokalt & Småskaligt har funnits sedan 2014. Utbudet av lokala och hantverksmässigt tillverkade drycker har fortsatt öka stadigt sedan dess, hand i hand med kundernas intresse.
För att en dryck ska få tillhöra sortimentet krävs att den är:
- producerad max 15 mil från butiken
- hantverksmässigt framställd
- tillverkad av ett begränsat antal personer
- efterfrågad av dig som kund
Dessutom får producenten tillverka max 50 000 liter öl och cider, 20 000 liter vin, 13 000 liter starkvin och 10 000 liter sprit per år.
Alla drycker med märkningen är provade och kvalitetssäkrade av oss, och vi beskriver doft och smak på samma sätt som vi gör för utbudet i det fasta sortimentet.
Strikt märkesneutralitet
Enligt konkurrensrättsliga regler måste Systembolaget agera icke-diskriminerande mot alla sina dryckesleverantörer. Dryckesleverantörer kan via Alkoholsortimentsnämnden överklaga vårt beslut om avvisad offert eller avlistning av produkt från sortimentet. Systembolaget följer alltid nämndens beslut.
Leverantören har också möjlighet att anmäla våra förfarande till konkurrensverket. Vi rapporterar också regelbundet till konkurrensverket och konkurrensverket sammanställer kontinuerligt rapporter som lämnas till EU-kommissionen. Dessa rapporter är offentliga. Du kan läsa rapporterna här
Märkesneutraliteten innebär att vi alltid ska vara:
Transparenta. Exempelvis är inköpsvillkoren icke förhandlingsbara och samma för alla leverantörer.
Icke-diskriminerande. Alla leverantörer ska behandlas på samma sätt.
Objektiva. Vi tar bort varumärke och flaska i urvalsprocessen och fokuserar enbart på sensoriken.
Vår inköpspolicy
Vår sortimentsplan beskriver inriktning och målsättning för sortimentet och utgår från vår inköpspolicy. Sortimentet ska enligt inköpspolicyn:
- Kännetecknas av omtanke, kunskap och inspiration
- Vara anpassat efter den svenska kundens efterfrågan
- Vara brett och mångsidigt
- Vara kvalitetssäkrat, hållbart, lönsamt och kostnadseffektivt
- Byggas märkesneutralt, likabehandlande och transparent.