1. Inledning
Denna policy beskriver hur inköp av tjänster och indirekt material ska hanteras inom organisationen samt vilket ansvar den har som gör inköp för Systembolagets räkning.
2. Övergripande målsättning
Av Systembolagets strategiska plan framgår att vi ska ta tillvara på våra resurser (i form av pengar, medarbetare och miljö) på bästa sätt. Våra inköp av tjänster och indirekt material ska präglas av affärsmässighet och vi ska vara en del av omställningen till en mer hållbar produktion och konsumtion i samhället. Inköpsprocessen ska användas vid Systembolagets upphandling/omförhandling/förlängning av vara/tjänst/avtal för att säkerställa detta och rätt beslutsfattare ska involveras genom ett tvärfunktionellt samarbete. Systembolagets intressen ska tillvaratas utifrån ett totalkostnadsperspektiv samtidigt som konkurrens och utveckling på leverantörsmarknader ska stimuleras och tillvaratas.
3. Ansvar
Denna policy beslutas av Systembolagets styrelse. Tillhörande ”Ramverk för hållbara inköp av tjänster och indirekt material” beslutas av Företagsledningen. Mindre justeringar och uppdatering av löpande karaktär, såsom ändringar av enskilda krav, i Ramverket får beslutas av Enhetschefen för Inköp av tjänster och indirekt material, efter samråd med enheten Hållbarhets- och intressentutveckling.
Den som köper varor och tjänster för Systembolagets räkning (”Beställaren”) ansvarar för att följa denna policy samt andra riktlinjer inom inköpsområdet.
Beslut om inköp och anskaffning av varor och tjänster måste följa Ekonomiska befogenheter i Systembolaget (attesträtt). Systembolagets regler för externa kontakter gäller i relationen till alla våra leverantörer.
Ansvar för att leda och planera inköpsarbetet av tjänster och indirekt material ligger på enheten ”Inköp tjänster och indirekt material”.
4. Det betyder att:
Alla inköpsbehov ska konkurrensutsättas regelbundet. Avtal inom området tjänster och indirekt material ska alltid tecknas av behörig firmatecknare enligt Ekonomiska befogenheter i Systembolaget (attesträtt) och av Enhetschefen för Inköp tjänster och indirekt material.
I de fall tillämpliga upphandlade ramavtal finns ska de användas.
För inköp och avtal där beloppet uppgår till maximalt 500 000 kronor (totala behovet/avtalsperioden för såväl nya som befintliga avtal) samt där belopp även ryms inom befintlig budget kan ett förenklat inköpsförfarande tillämpas. Då kan Beställaren själv, efter beslut från Inköp tjänster och indirekt material samt under förutsättning att Beställaren säkerställer att Systembolagets allmänna villkor och uppförandekod alltid inkluderas i avtalet, förhandla och avtala om detta.
Observera att enheten Inköp tjänster och indirekt material även ska kontaktas och konsulteras innan anskaffning av kostnadsfria tjänster och verktyg liksom innan eventuell testperiod/provperiod påbörjas. Detta då särskild vikt ska läggas vid tjänster/verktyg som kan omfatta behandling av personuppgifter. Inköp tjänster och indirekt material alternativt Juridik kan ge stöd där så önskas.
Enheten Inköp tjänster och indirekt materials ansvar:
- Enheten ansvarar för att leda all upphandling av tjänster och indirekt material.
- Enheten leder upphandlingsprojekten enligt särskild definierad process i samverkan med relevanta intressenter och styrgruppsmedlemmar.
- Enheten ska ansvara för att leda all förhandling med Systembolagets leverantörer av tjänster och indirekt material avseende det kommersiella innehållet i relationen.
Beställarens ansvar:
- Beställarens ska kontakta Enheten Inköp tjänster och indirekt material så snart man har identifierat ett behov av upphandling/omförhandling/förlängning av vara/tjänst/avtal.
- Beställaren ansvarar för att (i) aktivt delta i inköpsarbetet med sin expertis samt (ii) att Systembolaget ställer relevanta krav.
- Beställaren ansvarar för att Systembolaget ställer relevanta krav enligt gällande Ramverk för hållbara inköp av tjänster och indirekt material, som syftar till att driva en hållbar utveckling vid såväl nya som återkommande inköp. Ansvaret innebär även att dessa krav kontinuerligt följs upp för att säkerställa att avsedda hållbarhetseffekter uppnås. Inköp tjänster och indirekt material samt enheten Hållbarhets- och intressentutveckling kan ge stöd i detta arbete.
- Eventuella avsteg från Ramverk för hållbara inköp av tjänster och indirekt material kan beviljas och beslutas av enheten Hållbarhets- och intressentutveckling.
Eventuella avsteg från ovanstående process kan, efter rekommendation från Inköp tjänster och indirekt material, i synnerliga fall beviljas och beslutas av Ekonomidirektör.
5. Outsourcing
Outsourcing är en affärsmässig överenskommelse då ett företag anlitar ett annat företag för att utföra tjänster som tidigare utförts eller vanligtvis utförs av företagets egen personal. För att Systembolaget ska besluta om att en tjänst ska outsourcas behöver en eller fler av följande fördelar vara fastställda:
- Vi uppnår en högre kvalitet genom den outsourcade tjänsten (detta då köp av en tjänst från en specialiserad leverantör bör öka kvaliteten).
- Vi uppnår en lägre operationell kostnad (detta då en specialiserad leverantör bör kunna arbeta mer effektivt genom stordriftsfördelar).
- Vi kan i högre utsträckning fokusera på vår kärnverksamhet, dvs det som bidrar till kundnytta (detta då outsourcing av tjänster utanför vår kärnverksamhet möjliggör ökat fokus på kärnverksamheten).
- Vi uppnår högre flexibilitet (detta då en specialiserad leverantör med flera kunder har större möjligheter att anpassa en tjänst efter vårt behov).
För delar av verksamheten kan det finnas beslutade riktlinjer kring vilka delar av verksamheten som ska outsourcas. Vid bedömningen av om annan verksamhet ska outsourcas ska hänsyn till sådana beslutade riktlinjer beaktas.
Innan beslut om en outsourcing fattas ska business case upprättas och en risk- och konsekvensanalys genomföras. När så är påkallat ska samverkan och/eller MBL-förhandlingar med de fackliga organisationerna genomföras. Funktioner för controlling, informationssäkerhet och HR bistår med expertis och mallar. Beslut fattas i enlighet med attestnivå.
Insourcing, dvs när Systembolaget anställer personal för att utföra tjänster där extern part tidigare anlitats, ska ske enligt beslutad prognos- och rekryteringsprocess.
6. Årlig omprövning
Samtliga policyer omprövas årligen av styrelsen.
7. Interna regler och andra dokument som är kopplade till denna policy:
- Policy för IT-/informationssäkerhet och dataskydd
- Intern regel för externa kontakter
- Systembolagets allmänna avtalsvillkor
- Systembolagets uppförandekod
- Ramverk för hållbara inköp av tjänster och indirekt material
- Intern regel för riskhantering
- Ekonomiska befogenheter i Systembolaget (attesträtt)